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Come digitalizzare i documenti e “superare” la carta grazie alla nostra piattaforma web

Se dematerializziamo il cartaceo ed i flussi operativi la semplicità e l’efficienza saranno la ricompensa. Un cambio di paradigma nel settore della pubblica amministrazione, che grazie al supporto della tecnologia semplifica il lavoro degli operatori permettendo di incrementare la gestione dei flussi interni.

di Giuseppe Monda

pubblicato il 14/02/2022

#Digitalizzazione della P.A. #Enti Centrali #Digital solutions #netgroup

Tempo di lettura: 5 minuti

NETDoc

Transizione digitale: ottimizzare la produzione, aumentare i vantaggi competitivi e portare nuovi servizi

Start

La digitalizzazione è il fondamento per incrementare l’efficacia dell’azione della pubblica amministrazione.

Nella gestione dei processi operativi della pubblica amministrazione, il controllo dei flussi e la semplificazione dei passaggi favoriscono la velocizzazione dei processi stessi.

Per questo motivo noi di Netgroup siamo stato coinvolti in una progettualità commissionata da una delle principali forze di polizia del nostro Paese, che ha deciso di intraprendere un percorso di trasformazione digitale determinante nell’ottimizzazione dei flussi operativi e nella gestione della rendicontazione delle attività del suo personale.

La gestione dei flussi autorizzativi e della rendicontazione delle attività svolte dal personale risulta particolarmente inefficiente quando è basata sull’utilizzo del supporto cartaceo. In questo tipo di gestione uno dei principali problemi, che forse rallenta maggiormente il processo, è proprio la necessità di far muovere la “carta” tra i diversi attori.

Questions

Un unico sistema per gestire, in modo semplificato e velocizzato, la creazione e approvazione dei documenti

In tante pubbliche amministrazioni, le attività operative (ma anche le richieste e le concessioni di benefici al personale) sono gestite attraverso specifici documenti autorizzativi. Tali documenti devono essere redatti e firmati dai vari responsabili del processo di gestione come militari operanti, richiedenti e/o comandanti approvatori.

Quindi per rispondere a questa criticità è stato realizzato un sistema che non si pone come semplice archivio digitale (repository), ma gestisce il flusso di creazione e approvazione dei documenti, semplificandolo e velocizzandolo.

Answers

NetDOC, la nostra piattaforma web-based per la PA con accesso da browser e mobile app, che riconosce le prerogative di ogni utente

Nell’ottica di semplificare il processo di costruzione e gestione dei documenti è stata quindi realizzata una piattaforma web-based per consentire l’accesso da remoto utilizzando un normale browser web. Alla piattaforma è stata inoltre affiancata una mobile app per visualizzare ed approvare i documenti anche quando non si ha a disposizione un PC.

Nell’ambito della gestione dei processi documentali della Committenza non è possibile identificare a priori un ruolo specifico per gli utenti, poiché lo stesso utente può avere ruolo diverso nella gestione di documenti diversi.

Per tale motivo si è resa necessaria la strutturazione di un sistema in grado di riconoscere automaticamente i vari attori/owners del processo, in modo da fornire gli strumenti giusti anche in diretta relazione allo stato d’avanzamento del lavoro.

È stato quindi sviluppato un sistema che riconosce l’utente e le sue prerogative nell’ambito della gestione di un determinato documento, sulla base delle informazioni che il sistema ha collezionato per il documento stesso.

In questo modo ogni utente che ha accesso al sistema può

Attivare

un nuovo processo documentale, sia per sé stesso che per un altro utente, andando ad inserire le informazioni autorizzative del documento (attività da svolgere o beneficio da richiedere).

Approvare

e convalidare documenti per i quali è stato indicato come approvatore attraverso l’apposizione di una firma elettronica avanzata.

Rendicontare

 le attività svolte, nell’ambito di documenti in cui è stato indicato come operatore.

Pur consentendo l’accesso e l’operatività ad ogni utente abilitato, il sistema gestisce la visibilità delle informazioni e dei documenti essenzialmente in base alla competenza sugli stessi. In particolare avranno accesso completo a ciascun documento:

1

il destinatario dell’atto (militari comandati di servizio, conduttori di un veicolo, richiedenti una licenza, ecc.),

2

il Comandante di Reparto e dell’articolazione interna cui è intestato il documento.

Focus

Obiettivo: dematerializzare

Senza allontanarsi dall’obiettivo principale della piattaforma, ovvero la dematerializzazione documentale, l’Amministrazione aveva comunque l’esigenza di poter produrre una copia stampabile dei documenti prodotti tramite il sistema.

Per rispondere a tale esigenza sono stati realizzati dei modelli pdf delle singole tipologie di documento da utilizzare come copia conforme del documento elettronico. In questi documenti è stato inserito un “Glifo” (contrassegno generato elettronicamente), realizzato tramite codici QR che contengono tutte le informazioni visualizzate sul documento stesso. Il glifo viene poi firmato elettronicamente in modo da garantirne l’immodificabilità.

È stato inoltre realizzato un software che consente la scansione con scanner esterno e la decodifica del glifo per poter effettuare il controllo di coerenza sul contenuto del documento e sull’integrità dello stesso.

Outcomes

I benefici della nostra soluzione per dematerializzare con efficacia la pubblica amministrazione

L’adozione di NetDOC ha consentito quindi di ottenere una serie di risultati:

1

La dematerializzazione completa del flusso documentale e la sostituzione dei documenti cartacei.

2

La redazione e la consultazione dei documenti anche da remoto superando i limiti legati alla presenza fisica.

3

L’apposizione di una firma elettronica avanzata che ha valore legale nei processi autorizzativi.

4

La produzione di un documento elettronico, costituito dalle informazioni inserite dall’utente protette da meccanismi di hashing e salvate sul database.

5

La produzione di una copia conforme stampabile equivalente ad un documento cartaceo firmato.

6

La rendicontazione e l’aggregazione dei dati relative alle singole attività svolte dagli utenti.

7

L’utilizzo di strumenti di BI per l’analisi dei dati inseriti a sistema.

In sintesi, i principali benefici ottenuti grazie a NetDOC sono stati:

1

La riduzione del tempo di gestione del processo documentale

2

Un maggiore controllo sulla catena
autorizzativa

3

Il monitoraggio continuo e puntuale delle attività svolte dagli utenti

4

la riduzione
degli oneri di gestione dei
documenti cartacei.

In Netgroup ci impegniamo da anni con le principali PA locali e centrali del territorio in progetti legati alla trasformazione e transizione digitale, realizzando piattaforme gestionali evolute ed integrate sempre in linea con gli standard dettati da AGID. Siamo specializzati nella progettazione di soluzioni in grado di semplificare la gestione documentale, snellire le procedure e sviluppare l’utilizzo di strumenti integrati a supporto della Pubblica Amministrazione.

Vi invitiamo a scoprire la nostra expertise per la digitalizzazione della PA.