La digitalizzazione dei processi nell’era della transizione digitale
Dematerializzare i documenti cartacei e ottimizzare i flussi operativi può portare a vantaggi significativi in termini di semplicità ed efficienza. Questo cambio di paradigma nel settore della Pubblica Amministrazione, supportato dalla tecnologia, semplifica il lavoro degli operatori e migliora la gestione dei flussi interni.
La Sfida
Pubblica Amministrazione: le procedure per l’innovazione
La digitalizzazione è essenziale per ottimizzare l’efficienza della Pubblica Amministrazione. In collaborazione con una delle principali forze di polizia nazionali, Netgroup ha sviluppato un progetto di trasformazione digitale per accelerare i processi operativi e migliorare la gestione delle attività del personale.
Grazie alla digitalizzazione, è possibile semplificare i flussi autorizzativi e la rendicontazione delle attività, eliminando l’inefficienza legata alla gestione cartacea dei documenti.
La Proposta
La dematerializzazione della PA
Ecco come Giuseppe Monda, responsabile della B.U. di Delivery di Netgroup, illustrerà il nostro coinvolgimento in un progetto chiave per la dematerializzazione nella Pubblica Amministrazione.
Nelle strutture operative, le attività e le procedure per la gestione del personale richiedono un’approvazione attraverso documenti specifici. Questi documenti, redatti e firmati dai responsabili del processo, quali militari in servizio, richiedenti o comandanti, sono essenziali per garantire un’adeguata gestione.
Per ottimizzare questo processo critico, è stato implementato un sistema avanzato di gestione documentale che migliora la creazione e l’approvazione dei documenti. Riconosce automaticamente il ruolo degli utenti, offrendo un’interfaccia personalizzata ed adeguata allo stato attuale del lavoro.
Grazie a questa struttura, ogni utente autorizzato può:
INIZIARE
un nuovo processo documentale, inserendo le informazioni necessarie sul documento
APPROVARE
e convalidare i documenti in cui è designato come approvatore, usando una firma elettronica avanzata
RENDICONTARE
le attività svolte, relativamente ai documenti in cui è coinvolto
Per garantire questo processo di dematerializzazione è stata creata una piattaforma web-based accessibile da remoto tramite browser web e un’app mobile per l’approvazione da dispositivi mobili.
Inoltre, per soddisfare l’esigenza di avere copie stampabili dei documenti, sono stati sviluppati modelli PDF con un contrassegno elettronico (“Glifo”) che contiene tutte le informazioni del documento. Questo contrassegno viene elettronicamente firmato per garantirne l’integrità. Un software apposito consente la scansione di questo per certificarne l’idoneità.
I Vantaggi
L’adozione di NetDOC ha consentito quindi di ottenere una serie di risultati:
RIDUZIONE DEL TEMPO DI GESTIONE DEL PROCESSO DOCUMENTALE
MAGGIORE CONTROLLO SULLA CATENA AUTORIZZATIVA
MONITORAGGIO CONTINUO DELLE ATTIVITà SVOLTE DAGLI UTENTI
RIDUZIONE DEGLI ONERI DI GESTIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI
I Risultati
Netgroup a sostegno dei cittadini
In Netgroup ci impegniamo da anni con le principali PA locali e centrali del territorio in progetti legati alla trasformazione e transizione digitale, realizzando piattaforme gestionali evolute ed integrate sempre in linea con gli standard dettati da AGID. Siamo specializzati nella progettazione di soluzioni in grado di semplificare la gestione documentale, snellire le procedure e sviluppare l’utilizzo di strumenti integrati a supporto della Pubblica Amministrazione.
Rivolgiti al nostro specialista per una consulenza
Giuseppe Monda
Direttore B.U. Delivery
Netgroup S.p.A Italia
