Scrivere un’email efficace: ecco come fare
I consigli più importanti e pratici per scrivere un’email su qualunque tema e farsi subito capire.
di Adriana Biase
pubblicato il 18/05/2022
#Suggerimenti pratici #Recruiting #Comunicazione
Tempo di lettura: 5 minuti
Write it easy!
Come scrivere un’email efficace
I consigli della nostra recruiter Adriana Biase
Partiamo da questo presupposto: scrivere un’email è ovviamente una procedura piuttosto semplice, ma scrivere un’email efficace è la vera sfida.
Cosa si intende per “comunicazione efficace”?
E cos’è un’email efficace?
Per comunicazione efficace s’intende la capacità di esporre con chiarezza e rendere semplici fatti e concetti a qualsiasi tipo di interlocutore: questo implica essere coscienti delle caratteristiche della persona alla quale stiamo inoltrando il messaggio, adattando quindi il nostro linguaggio e avendo cura di verificare che l’interlocutore abbia compreso quanto gli abbiamo detto.
Potrebbe sembrare facile ma vi assicuro che non lo è: sarà capitato a tutti noi di leggere certe e-mail e di sentire l’esigenza di chiamare immediatamente la persona che ce l’ha inviata per chiederle letteralmente che cosa avesse scritto (sia chiaro, più a modo di così, o almeno me lo auguro). Ecco, la comunicazione efficace si realizza quando “la call post email” non si rende necessaria.
Ecco quindi i miei consigli per scrivere una perfetta e-mail di lavoro.
Oggetto: chiaro, semplice e sintetico.
Il tuo interlocutore deve avere subito idea di cosa tu gli stai inviando, già dal momento in cui legge l’oggetto. Ecco perché ti consiglio di evitare frasi eccessivamente lunghe, o locuzioni del tipo “a seguito di, riguardo a…”, assolutamente superflue. La regola è less is more.
Linguaggio semplice e concreto – “straight to the point”.
Frasi chiare, semplici e brevi. Il contenuto della mail dev’essere il più schematico possibile, evitando inutili prolissità che farebbero perdere tempo inutile al tuo collega (sai che è stressato già per conto suo, non appesantirgli la situazione!). Ovviamente senza dimenticare le buone maniere. Idealmente questa potrebbe essere la struttura di un’email ben scritta: a. saluto di apertura; b. motivo della comunicazione (“ti scrivo perché…”) c. fornire maggiori dettagli; d. passaggio all’action (che cosa vuoi che l’interlocutore faccia concretamente a seguito della tua comunicazione?) e. RINGRAZIAMENTI (non dimenticarli mai!) e saluto di chiusura.
Ringraziare.
Ok sì, l’ho scritto già prima, ma è talmente importante che merita d’essere un key-point a parte. Caro mio lettore, la gentilezza è importante, ringraziare è importante. All’interno della nostra Business Unit Talent Acquistiton abbiamo questo monito: “Praticate gentilezza a casaccio e atti di bellezza privi di senso”. Bello, vero? Si tratta di una frase scritta dall’americana Anne Herbert, oggi 67enne, su una tovaglietta di carta in una tavola calda di Sausalito, in California. Secondo noi esprime veramente l’essenza di ciò che dovrebbe essere qualsiasi tipo di lavoro: purtroppo troppe volte le cose vengono date per scontato e ci si “dimentica” di dire quella parolina magica che ha il potere di rendere la comunicazione più facile, agevole e accogliente.
La regola più importante per un’email efficace
